Gestione Presenze - Amministratore Scuola

Che cos'è la Gestione Presenze?

La Gestione Presenze è un sistema completo per registrare, monitorare e gestire le presenze giornaliere degli studenti. Permette agli amministratori scolastici di tracciare la frequenza, gestire i pasti e generare report dettagliati sulle assenze e presenze.

Che cosa fa?

Il sistema di gestione presenze consente di:

• Registrare le presenze giornaliere degli studenti (presente, assente, in ritardo)
• Monitorare i pasti consumati in mensa
• Visualizzare report mensili delle presenze
• Esportare dati in formato PDF ed Excel
• Ricevere notifiche automatiche per assenze elevate
• Gestire chiusure scolastiche e periodi non lavorativi

Come utilizzare la Gestione Presenze

Accesso alla Gestione Presenze

1. Accedi alla piattaforma Scuola In Cloud come amministratore scolastico
2. Naviga al menu principale "Presenze & Calendario"
3. Seleziona "Gestione Presenze" dal menu laterale

Due Modalità Principali

1. Registra Presenze (Registrazione Giornaliera)

Accesso alla Registrazione

• Dalla pagina "Gestione Presenze", clicca sul pulsante "Registra Presenze"
• Oppure naviga direttamente a "Registra presenze" nel menu laterale

Selezione Filtri

Prima di registrare le presenze, seleziona:

• Anno scolastico: L'anno accademico attivo
• Sezione: La sezione scolastica (es. Scuola dell'Infanzia, Primaria)
• Classe: La classe specifica all'interno della sezione
• Data: La data per cui registrare le presenze (predefinita a oggi)

Caricamento Studenti

1. Dopo aver selezionato i filtri, clicca "Carica Alunni"
2. Il sistema mostrerà tutti gli studenti attivi nella sezione/classe selezionata

Registrazione Presenze

Per ogni studente, puoi impostare:

• Stato Presenza:

  • Presente: Studente regolarmente presente
  • Assente: Studente assente
  • In Ritardo: Studente arrivato in ritardo

• Pasto: Toggle per indicare se lo studente ha consumato il pasto

  • Automaticamente impostato a "Sì" per studenti presenti
  • Automaticamente impostato a "No" per studenti assenti
  • Non modificabile per studenti assenti

• Note: Campo testo libero per aggiungere osservazioni

Azioni Rapide

• Segna Tutti Presenti: Imposta tutti gli studenti come presenti
• Segna Tutti Assenti: Imposta tutti gli studenti come assenti

Salvataggio

• Clicca "Salva Presenze" per registrare tutti i dati
• Il sistema valida la data (non permette registrazione nei weekend o durante chiusure scolastiche)

2. Visualizza Presenze (Report e Monitoraggio)

Statistiche Giornaliere

La pagina mostra card statistiche:

• Presenti Oggi: Numero studenti presenti oggi
• Assenti Oggi: Numero studenti assenti oggi
• In Ritardo: Numero studenti arrivati in ritardo
• Pasti Oggi: Numero pasti consumati oggi

Avviso Assenze Elevate

Se le assenze superano le 5 unità, appare un avviso rosso che suggerisce di contattare le famiglie.

Filtri Report

Seleziona i parametri per visualizzare i report:

• Anno scolastico: Anno accademico di riferimento
• Sezione: Sezione scolastica
• Classe: Classe specifica
• Mese: Mese da visualizzare
• Anno: Anno del mese selezionato

Tabella Presenze Mensile

La tabella mostra:

• Colonna Alunno: Nome, cognome e codice fiscale dello studente

• Colonne Giorni: Per ogni giorno del mese:

  • Presente: ✅ (verde)
  • Assente: ❌ (rosso, blu se segnato da genitore)
  • In Ritardo: 🐌 (giallo)
  • Weekend: W (grigio)
  • Non registrato: - (grigio)

• Colonne Riepilogo:

  • P: Giorni presenti (verde)
  • A: Giorni assenti (rosso)
  • R: Giorni in ritardo (giallo)
  • M: Giorni con pasto (blu)

Esportazione Dati

Esporta Excel

• Clicca "Esporta Excel" per scaricare il report in formato .xlsx
• Include tutti i dati della tabella con filtri applicati
• Nome file: rapportopresenze[mese]_[anno].xlsx

Esporta PDF

• Clicca "Esporta PDF" per scaricare il report in formato .pdf
• Layout ottimizzato per stampa in orizzontale
• Include intestazione con scuola, periodo e filtri applicati
• Nome file: rapportopresenze[mese]_[anno].pdf

Validazioni e Restrizioni

Controlli Automatici

• Weekend: Impossibile registrare presenze nei giorni di sabato e domenica
• Chiusure Scolastiche: Bloccate durante periodi di chiusura definiti nelle impostazioni
• Orari: Le assenze devono essere registrate entro le 8:00 (regola genitori)

Logica di Business

• Studenti assenti non possono aver consumato il pasto
• Studenti presenti hanno il pasto impostato automaticamente a "Sì"
• Possibilità di aggiungere note per ogni registrazione

Permessi e Sicurezza

Chi Può Accedere

• Amministratori: Accesso completo a registrazione e visualizzazione
• Staff/Insegnanti: Accesso alla registrazione e visualizzazione (con limitazioni)
• Genitori: Solo visualizzazione delle presenze dei propri figli

Notifiche Automatiche

• Email giornaliere con riepilogo presenze alla scuola
• Notifiche ai genitori per assenze non giustificate
• Avvisi per assenze elevate (>5 studenti)

Caratteristiche Avanzate

Responsive Design

• Perfetto su desktop, tablet e dispositivi mobili
• Tabelle scrollabili orizzontalmente su schermi piccoli

Performance

• Caricamento ottimizzato anche con classi numerose
• Cache intelligente per dati frequenti

Integrazione

• Compatibile con calendari scolastici
• Esportazione in formati standard per analisi esterne