Gestione Colloqui - Amministratore Scuola

Che cos'è la Gestione Colloqui?

La Gestione Colloqui è un sistema completo per organizzare e gestire gli appuntamenti tra insegnanti e genitori. Permette agli amministratori scolastici e agli insegnanti di creare disponibilità orarie, gestire prenotazioni e monitorare tutti gli appuntamenti programmati.

Che cosa fa?

Il sistema di gestione colloqui consente di:

Creare e gestire disponibilità orarie per colloqui
Prenotare appuntamenti manualmente per genitori e bambini
Visualizzare tutti gli appuntamenti programmati
Gestire conflitti di prenotazione
Esportare report in formato PDF ed Excel
Inviare notifiche automatiche ai genitori
Monitorare statistiche degli appuntamenti

Come utilizzare la Gestione Colloqui

Accesso alla Gestione Colloqui

Accedi alla piattaforma Scuola In Cloud come amministratore scolastico o insegnante
Naviga al menu "Presenze & Calendario"
Seleziona "Gestione colloqui" dal menu laterale

Statistiche Panoramica

La pagina mostra card statistiche principali:

Disponibilità Attive: Numero di giorni con disponibilità futura
Oggi: Numero di appuntamenti programmati per oggi
Totali: Numero totale di appuntamenti nel sistema
In Attesa: Numero di appuntamenti che richiedono approvazione

Avviso Appuntamenti in Attesa

Se ci sono appuntamenti in attesa di approvazione, appare un avviso arancione che indica quanti appuntamenti richiedono attenzione.

Creazione Disponibilità

Form di Creazione

Per creare una nuova disponibilità:

Sezione: Seleziona la sezione scolastica (solo amministratori possono vedere tutte)
Data: Scegli la data (minimo domani, massimo 6 mesi avanti)
Ora Inizio: Orario di inizio (formato 24h, step 5 minuti)
Ora Fine: Orario di fine (deve essere successivo all'inizio)
Durata: Durata di ogni slot (10, 15, 20, 30, 60 minuti)
Attivo: Toggle per attivare/disattivare la disponibilità

Validazioni Automatiche

L'ora di fine deve essere successiva all'ora di inizio
Durata minima 10 minuti, massima 8 ore
Non si possono creare disponibilità per date passate
Controllo accesso alla sezione selezionata

Creazione Automatica Slot

Dopo aver creato una disponibilità, il sistema automaticamente genera slot orari basati sulla durata impostata.

Gestione Disponibilità Esistenti

Tabella Giorni Disponibili

La tabella mostra tutte le disponibilità create:

Azioni Disponibili:
- Duplica: Crea una copia per domani
- Attiva/Disattiva: Cambia stato attivo/inattivo
- Visualizza Dettagli: Mostra informazioni complete
- Modifica: (Funzionalità futura)
- Elimina: Rimuove la disponibilità (se non ha appuntamenti associati)

Filtri e Ricerca

Filtra per data specifica
Ricerca nel contenuto

Gestione Appuntamenti

Tabella Appuntamenti Prenotati

La tabella mostra tutti gli appuntamenti:

Informazioni Mostrate:
- Data e orario
- Genitore e bambino
- Insegnante
- Stato (approvato, in attesa, cancellato, completato)
- Note

Azioni sugli Appuntamenti

Aggiorna Stato: Cambia stato (approvato, cancellato, completato)
Modifica: Mostra dettagli appuntamento
Invia Notifica: Invia email al genitore
Segna Completato: Marca appuntamento come svolto
Esporta Individuale: Scarica PDF singolo appuntamento
Elimina: Rimuove appuntamento

Creazione Appuntamento Manuale

Accesso alla Creazione

Pulsante "Crea appuntamento" nella barra azioni
Disponibile solo per amministratori e insegnanti

Selezione Partecipanti

Genitore: Seleziona dalla lista genitori registrati
Bambino: Scegli tra i figli del genitore selezionato
Modalità Slot:
- Usa slot esistente: Prenota in una disponibilità già creata
- Crea nuovo appuntamento: Imposta data e ora personalizzate

Prenotazione con Slot Esistente

Il sistema mostra automaticamente gli slot disponibili per il bambino selezionato
Filtra slot liberi (non prenotati) nella sezione del bambino
Mostra data e orario in formato leggibile

Creazione Nuovo Appuntamento

Data: Campo data libero (YYYY-MM-DD)
Ora Inizio/Fine: Campi time con step 5 minuti
Note: Campo testo per osservazioni

Risoluzione Conflitti

Se il genitore ha già appuntamenti nella stessa data:

Esportazione Dati

Esporta Excel

Scarica tutti gli appuntamenti in formato .xlsx
Nome file: appuntamenti_[data].xlsx
Include tutti i campi degli appuntamenti

Esporta PDF

Genera report PDF con tutti gli appuntamenti
Layout ottimizzato per stampa
Nome file: appuntamenti_[data].pdf

Notifiche e Comunicazioni

Notifiche Automatiche

Creazione Appuntamento: Email al genitore e notifiche agli amministratori
Cambio Stato: Notifica al genitore per ogni aggiornamento
Cancellazione: Email automatica di cancellazione

Tipi di Notifica

Database notifications (visibili in piattaforma)
Email notifications (inviate automaticamente)
Error handling per notifiche fallite

Permessi e Sicurezza

Ruoli e Accessi

Amministratori: Accesso completo a tutte le funzionalità
Insegnanti: Gestione proprie disponibilità e appuntamenti
Genitori: Solo visualizzazione appuntamenti propri (tramite altra sezione)

Controlli di Sicurezza

Validazione accesso sezione
Controllo proprietà appuntamento
Prevenzione sovrascritture non autorizzate
Log di tutte le operazioni

Caratteristiche Avanzate

Gestione Conflitti

Rilevamento automatico appuntamenti sovrapposti
Opzioni multiple per risoluzione
Preservazione dati esistenti

Validazioni Intelligenti

Controllo formato orario (HH:MM)
Validazione durata minima/massima
Prevenzione date passate
Controllo accesso sezioni

Performance

Caricamento ottimizzato con molte disponibilità
Cache per dati frequenti
Query ottimizzate per grandi volumi

Responsive Design

Perfetto su desktop, tablet e dispositivi mobili
Tabelle scrollabili orizzontalmente
Modali adattive alle dimensioni schermo

Considerazioni Importanti

Flusso di Lavoro Tipico

Insegnante/Amministratore crea disponibilità per colloqui
Genitori prenotano tramite portale genitori (non in questa sezione)
Amministratore gestisce conflitti e approvazioni
Sistema invia notifiche automatiche
Insegnante segna appuntamenti completati

Stati Appuntamento

Pending: In attesa di approvazione
Approved: Approvato e confermato
Cancelled: Annullato
Completed: Completato/svolto

Slot vs Appuntamenti

Slot: Periodi di tempo disponibili creati preventivamente
Appuntamenti: Prenotazioni effettive in slot specifici
Un slot può contenere un solo appuntamento
Gli appuntamenti possono essere creati anche senza slot predefiniti