Documenti - Gestione Documenti Amministratore Scuola

Che cos'è la Gestione Documenti?

La Gestione Documenti è un sistema sicuro e organizzato per caricare, gestire e condividere documenti scolastici con genitori e personale. Permette agli amministratori di controllare l'accesso, gestire approvazioni e monitorare l'utilizzo dei documenti.

Che cosa fa?

Il sistema di gestione documenti consente di:

• Caricare documenti sicuri con scansione antivirus
• Categorizzare documenti (generali o specifici per bambino)
• Gestire workflow di approvazione
• Controllare accessi basati sui ruoli
• Monitorare download e utilizzo
• Impostare scadenze per documenti
• Fornire notifiche automatiche

Come utilizzare la Gestione Documenti

Accesso alla Gestione Documenti

1. Accedi alla piattaforma Scuola In Cloud come amministratore scolastico
2. Naviga al menu "Comunicazioni"
3. Seleziona "Documenti" dal menu laterale

Statistiche Panoramica

La pagina mostra card statistiche principali:

• Documenti Generali: Numero di documenti visibili a tutti i genitori
• Documenti Specifici: Numero di documenti per bambini specifici
• Download Totali: Somma di tutti i download effettuati
• Questo Mese: Numero di documenti caricati nel mese corrente

Creazione di un Nuovo Documento

Accesso alla Creazione

• Dalla pagina "Documenti", clicca il pulsante "Nuova Documento"
• Si apre il form di creazione con suggerimenti visivi

Sezione Informazioni Documento

Titolo

• Campo obbligatorio
• Massimo 255 caratteri
• Identifica chiaramente il documento

Descrizione

• Campo opzionale ma raccomandato
• Descrive il contenuto del documento
• Aiuta nella ricerca e comprensione

Tipo Documento

• Campo obbligatorio con due opzioni:
  • Generale: Visibile a tutti i genitori
  • Specifico per bambino: Visibile solo al genitore del bambino selezionato

Bambino (solo per documenti specifici)

• Campo obbligatorio quando tipo è "Specifico per bambino"
• Lista filtrata basata sui permessi dell'utente
• Mostra nome completo del bambino

Stato

• Campo obbligatorio (solo amministratori/staff)
• Opzioni: In attesa, Completato, Revisionato
• Determina il workflow del documento

Richiede Approvazione

• Toggle predefinito attivo
• Se attivo, documento deve essere approvato prima di essere visibile
• Solo amministratori/staff possono modificare

Scadenza

• Campo opzionale
• Data futura (minimo domani, massimo 2 anni)
• Notifiche automatiche per scadenze imminenti

Sezione Caricamento File

Seleziona File

• Campo obbligatorio
• Formati supportati: PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG, GIF
• Dimensione massima: 10MB
• Caricamento sicuro con validazioni

Sicurezza Automatica

• Scansione antivirus automatica
• Rilevamento malware e contenuti dannosi
• Eliminazione automatica file sospetti
• Logging sicurezza per audit

Gestione Documenti Esistenti

Tabella Documenti

La tabella mostra tutti i documenti accessibili con:

• Titolo: Nome del documento (cliccabile per download)
• Tipo: Badge con icona (Generale/Specifico)
• Bambino: Nome completo (solo per documenti specifici)
• Stato: Badge colorato (In attesa/Completato/Revisionato)
• Approvazione: Stato approvazione con colori
• Scadenza: Data formattata o stato (se scaduto)
• Download: Numero di download effettuati
• Caricato da: Nome dell'utente che ha caricato
• Versione: Numero versione del documento

Ordinamento e Ricerca

• Ordinamento predefinito: Per data creazione decrescente
• Ricerca nel titolo
• Ordinamento per tutte le colonne

Filtri Disponibili

Tipo Documento

• Generale, Specifico per bambino

Stato

• In attesa, Completato, Revisionato

Bambino

• Lista ricercabile di bambini

Stato Approvazione (solo amministratori)

• In attesa di approvazione, Approvato, Rifiutato, Non richiesta

Scadenza Imminente

• Documenti che scadono entro 7 giorni

Scaduto

• Documenti con scadenza passata

Azioni per Riga

Scarica

• Icona download
• Controllo permessi automatico
• Registrazione accesso per audit
• Download con nome file originale

Visualizza

• Mostra dettagli completi del documento
• Informazioni aggiuntive e storico

Modifica

• Permette modifica metadati
• Non permette ricarica file (nuova versione)

Elimina

• Rimozione permanente
• Conferma richiesta

Approva (solo amministratori)

• Pulsante verde per approvazione
• Form con note di approvazione
• Notifica automatica al caricatore

Rifiuta (solo amministratori)

• Pulsante rosso per rifiuto
• Form obbligatorio con motivo rifiuto
• Notifica automatica al caricatore

Imposta Scadenza (solo amministratori)

• Imposta o modifica data scadenza
• Validazioni automatiche

Azioni di Massa

Elimina Selezionati

• Rimozione multipla con conferma

Approva Selezionati (solo amministratori)

• Approvazione multipla
• Form per note applicate a tutti
• Report risultati (approvati/falliti)

Rifiuta Selezionati (solo amministratori)

• Rifiuto multiplo
• Motivo obbligatorio applicato a tutti
• Report risultati

Workflow di Approvazione

Stati Approvazione

• In attesa: Documento caricato, richiede approvazione
• Approvato: Documento approvato, visibile agli utenti autorizzati
• Rifiutato: Documento rifiutato, non visibile
• Non richiesta: Approvazione non necessaria (documenti amministrativi)

Processo Approvazione

1. Caricamento: Utente carica documento
2. Revisione: Amministratore riceve notifica
3. Approvazione/Rifiuto: Amministratore decide
4. Notifica: Caricatore riceve esito
5. Visibilità: Documento diventa visibile se approvato

Sicurezza e Privacy

Controlli Sicurezza

Scansione File

• Antivirus automatico su tutti upload
• Rilevamento pattern dannosi
• Eliminazione immediata file sospetti
• Logging eventi sicurezza

Controllo Accessi

• Visibilità basata sui ruoli
• Filtri automatici nella query
• Registrazione accessi per audit
• Download tracciati

Archiviazione Sicura

• File privati su disco dedicato
• Accesso controllato via route sicura
• Nomi file casuali per sicurezza
• Eliminazione sicura

GDPR e Privacy

• Dati trattati secondo normative privacy
• Audit trail completo
• Possibilità cancellazione dati
• Controlli accesso granulari

Notifiche e Comunicazioni

Notifiche Automatiche

Caricamento Documento

• Notifica amministratori per approvazione richiesta

Approvazione/Rifiuto

• Email al caricatore con esito
• Note incluse nella comunicazione

Scadenze

• Notifiche per documenti prossimi alla scadenza
• Alert per documenti scaduti

Caratteristiche Avanzate

Versionamento

• Supporto versioni multiple documenti
• Tracciamento modifiche
• Conservazione storico

Statistiche Utilizzo

• Conteggio download per documento
• Metriche utilizzo mensili
• Report accessi

Integrazione

• Compatibile con workflow esistenti
• API per integrazioni esterne
• Supporto bulk operations

Responsive Design

• Perfetto su desktop, tablet e dispositivi mobili
• Tabelle adattive
• Modali ottimizzate per touch

Considerazioni Importanti

Best Practices Caricamento

1. Nomi Chiari: Usa titoli descrittivi
2. Tipi Corretti: Scegli tipo appropriato (generale/specifico)
3. Formati Standard: Preferisci PDF per documenti ufficiali
4. Dimensioni Ottimali: Mantieni file sotto 5MB quando possibile
5. Descrizioni Complete: Fornisci contesto utile

Workflow Tipico

1. Preparazione: Raccogli documenti da caricare
2. Caricamento: Inserisci metadati e carica file
3. Revisione: Amministratore controlla e approva
4. Pubblicazione: Documento diventa disponibile
5. Monitoraggio: Traccia download e utilizzo

Sicurezza

• Mai caricare file eseguibili o sospetti
• Verifica sempre prima del caricamento
• Usa password per documenti sensibili
• Monitora regolarmente accessi

Performance

• Caricamento ottimizzato con progress bar
• Cache intelligente per liste grandi
• Query ottimizzate per filtri complessi
• Archiviazione efficiente